إدارة الأصول الرقمية وتقنيات الحفظ الرقمى
بقلم : د. حنان عبد القادر محمد
عَزِيزِي القارئ إن إدارة الأصول الرقمية هي إدارة دورة حَياة مجموعات كَبيرة مِن الأصول الرقمية، بِما في ذلك الصور الفوتوغرافية، والرسوم البيانية، وشِعارات العلامات التجارية، والوثائق اَلْمُرَكَّبَة،
وكذلك الوسائل الإعلامية الفنية كالوسائل السمعية والبصرية. ومن خلال الحلول التي تتضمن تقنيات إدارة الأصول الرقمية من الحفظ الرقمى للسجلات، وبوابات الخدمة الذاتية، والتعاون في المحتوى، وبناء الموقع، والحوكمة، تٌساعد إدارة الأصول الرقمية من المنتجات السحابية والمحلية على تحقيق فوائد فورية أثناء إنشاء كفاءات طويلة المدى للمؤسسات، ولها نُّظُم خاصة بها والتي هي الأساس لِنجاَح المؤسسات في تَطبِيق التحول الرقمي الذي يٌؤدى لِنجَاح اَلْمُؤَسَّسَة، وَقُدْرَتهَا على تَحقيق أهدافها المرجوة.
فالنظم إالخاصة بها تُوَفِّر حلولا شاملة لإدارة الأصول الرقمية تقوم بمعالجة العديد الوظائف والمفاهيم مثال ذلك، استيعاب وإضافة الملفات والبيانات الوصفية في مٌستودع مركزي، الحفاظ على سلامة الملفات الرقمية وبياناتها الوصفية طول الدورة الحياتية للأصول
بحيث يُمْكِن السيطرة عليها، ونَسخها، وأغراض أُخْرَى وفقا لنظام الأرشفة الإداري، إمكانات التعليق والتعاون أو تدوين الملاحظات حول الأصول لتحديد ومراقبة استخداماتها وتعزيز استخدامها في أغراض أخرى وعلي نحو فعال، تحويل الخطاب إلى نص،
هذا بالإضافة إلى التنقيب داخل الوسائط المتعددة من خلال وحدة الاستخراج الذكي، فهرسة وتصنيف الأصول بِطُرُق مُتَعَدِّدَة تُمَكِّن من السيطرة عليها وتَضمن سُهُولَة استرجاعها من قبل المستخدمين.
ولا بد من وُجُود بَرمجِيات لإدارتها وهي عِبَارَة عن منصة لإدارة الأصول الرقمية القائمة على الحوسبة السحابية للمؤسسات، والتي تعمل بِكفاءة، وَتُمْكِنك من البحث وتبادل وتوزيع جميع وسائل الإعلام الرقمية الخاصة بك من نظام مركزي واحد.
وبِداية دعنا نتعرف على ماهية إدارة الأصول الرقمية Digital Asset Management – DAM،
هي إحدى فُرُوع إدارة المعرفة والتي تهتم بِتطبيق نَهج مُنظَّم لإدارة الملفات في مكان يوجد فيه كَمِّيَّات هائلة من البيانات بصفة عامة، حيث يُمْكِن أن يٌؤثر البحث بِشكل غير فعال عن البيانات تأثيراً كبيراً على أداء العمل.
وتَشتمِل على إنشاء وتصنيف وتوفير مُحْتَوَى الوسائط اَلْمُتَعَدِّدَة، مِثل الفِيديو وملفات الصوت والصورة. كما تَشتمِل الجوانب الرئيسية لحلول إدارة اَلْأُصُول الرقمية لأي مُورِّد على القٌدرة على التعامل مع أشكال مُتَعَدِّدَة من مُحْتَوَى الوسائط الغنيَّة بالبيانات. فهى مزيج من البرمجيات والأجهزة والخدمات المهنية التي تُوَفِّر موقعاً مركزياً لِتَخْزِين الأصول الرقمية وإدارتها والوصول إليها وإلى كُلّ الملفات والبيانات الوصفية المرافقة لها.
والآن عزيزي القارئ لعَلك تتساءل كَيف تُسَاعِد نُظُم إدارة الأصول الرقمية المؤسسات في تطبيق تحول رقمي ناجح، والإجابة :
أن ذلك يُتْم عن طريق أربع أشياء الأولى، المركزية والبحث، وَتُعْنَى تجميع الأصول الرقمية في مكان واحد خاصية مميزة تُقَدِّمهَا برمجيات إدارة الأصول الرقمية، بحيث يُمْكِنك أن تضع جميع الصور الخاصة بالمؤسسة ومقاطع الفيديو والملفات والمستندات والعروض التقديمية وغيرها.
كما أن البرمجيات تُوَفِّر أدوات قَوية للبحث تُوصِلك بسهولة إلى ما كُنت تبحث عنه.
والثانية التحكم والإدارة، فبرمجيات إدارة الأصول الرقمية تُساعدك على تنظيم وتبسيط الطريقة التي تعمل بها، كما تمكنك من إدارة جميع الملفات الخاصة بك والتحكم بها بسهولة،
هذا بالإضافة إلى سهولة الوصول والاستخدام. والثالثة التعاون والتمكين، عن طرق توحيد المصطلحات الخاصة بك وتفاعلها بسرعة مع أدوات التواصل الاجتماعي تُساعدك على الحُصول على التعليقات والتنبيهات في الوَقت الحقيقي مما يَسمح بالاستجابات الفورية. والرابعة التوزيع والنشر،
فهى تُسَهِّل من عملية توزيع وتبادل الأصول مع مجموعات وأطراف ثالثة، فليس هُنَاكَ تَحْمِيل زائد يتعارض مع بروتوكول نقل الملفات أو رسائل البريد الإلكتروني ذات الحجم الكبير؛ فتسليم الأصول يتم مباشرة إلى موقع الويب الخاص بك والشبكات الاجتماعية ونظم إدارة المحتوى.
وأخيرا من الذي يستخدم نُظُم إدارة الأصول الرقمية؟
والإجابة هي 6 فرق هما
الفريق الأول اَلْمَسُوقِينَ:
فبرمجيات إدارة الأصول الرقمية السحابية تُسَهِّل الإنتاجية والتسويق وإدارة العلامة اَلتِّجَارِيَّة عبر المؤسسة بأكملها وخارجها من خِلال سُهُولَة إدارة وتبادل الأصول من المكتبات المركزية الموسومة، وضَمان الاستخدام الصحيح للأصول التسويقية عبر كافة المجموعات، وسهولة الوصول من أي مكان وفي أي وقت.
والفريق الثاني
اَلْمُبْدِعُونَ وَالْفَنَّانُونَ حيث يكون اَلتَّمَكُّن دائماً من اَلْوُصُول إلى الملفات آمن خلال، البحث عن الملفات في ثوانٍ، وليس دقائق أو ساعات، وَتَتَبُّع إصدارات الملفات التي تَقُوم بتصميمها وتحريرها بسهولة، وتحويل الملفات تلقائيا إلى التنسيق الذي تحتاجه، وإدارة الحقوق الرقمية، وشروط الاستخدام والملكية.
والفريق الثالث
أقسام المبيعات، فضَمان فريق المبيعات تَوَاجُد الملفات التي يحتاجونها بين أيديهم على الدوام يُؤَثِّر على صورة العلامة التجارية الخاصة بالشركة أمام الجمهور اَلْمُسْتَهْدَف من خِلال توفير إمكانية وصول الجمهور إلى مبيعاتك في أي زمان ومن أي مكان، وتوفير قوالب ديناميكية تتكيف مع احتياجات مُحَدَّدَة لجمهورك، وامتلاكك لملفات عرض محدثة على الدوام.
والفريق الرابع
الوكالات فبرمجيات إدارة الأصول الرقمية السحابية تَجعل مِن السهل على الوكالات تَقْدِيم العمل الذي يريده الزبائن؛ فهي تُوَفِّر لهم منصة سحابية مَركزية تُمَكِّنهُمْ من إدارة جميع الأصول وتبادلها بسرعة عالية، مما يُسَاعِدهَا على الاحتفاظ بثقة العملاء، والاحتفاظ بالملفات الإبداعية مُنَظَّمَة بطريقة تَمَكُّن جميع أصحاب المصلحة من الوصول إليها بسهولة، الحفاظ على سرية ملفات المشاريع والعملاء، تنفيذ تصاميم أكثر فعالية باستخدام الأدوات التشاركية.
الفريق الخامس
مُتَخَصِّصُو تقنية المعلومات فأقسام تقنية المعلومات هي الأكثر تأييدا لاستخدام منصات إدارة الأصول الرقمية على الإنترنت لأنها تُزِيل عِبء إدارة ودعم بروتوكول نقل الملفات والخوادم المتعددة، وخدمات تبادل الملفات وملفات الأمن والسلامة، انطلاقا من مستويات عالية من الأمن على مُسْتَوِي عالمي، تضمن للمؤسسة أن تعمل دائما بأمان، منصة واحدة مركزية تَهتم بالوصول إلى جميع الملفات وتضمن سهولة نشرها وتبادلها، إنجاز أعمال التركيب والصيانة اللازمة في دقائق.
الفريق السادس
اَلْمُوَزَّعُونَ حَيث يحتاج اَلْمُوَزِّعِينَ للوصول إلى أحدث الماركات اَلتِّجَارِيَّة من أجل نجاح أعمالهم وضمان تواجدهم في الأسواق،فهى تُتِيح إمكانية تقديم العلامات التجارية الخاصة بالشركات التي يتعاملون معها بسهولة للزبائن انطلاقا من الاحتفاظ بالعلامات التجارية للأصول الرقمية وتنظيمها وإدارتها، وتحسين عملية تسليم العلامة اَلتِّجَارِيَّة للأصول الرقمية والبيانات الهامة، وضمان اتساق العلامة التجارية عبر جميع قنوات التوزيع، تَوْفِير الوقت وسرعة تدفق العمل
